Gestores documentales I. Webshare

Comenzamos una trilogía de post para hablar de los gestores documentales. Un gestor documental es un sistema/aplicación que permite un control sobre archivos y permisos de acceso a ellos. También puede incluir un control de versiones de forma que queden guardadas todas las versiones y cambios que se han realizado en ese archivo, por cada usuario.

La idea de hablar de este tipo de software parte de que en su momento me comentó Daniel, un buen amigo y seguidor de este blog, a ver si conocía algún gestor documental y cuál le recomendaba. Le propuse utilizar dos: Webshare y DocMgr. Le comenté muy por encima las ventajas y le recomendé el que más se ajustaba a sus necesidades (quizá Webshare no es tanto un gestor documental, sino un gestor más potente de FTP, pero hace las veces de gestor documental, tal y como veréis más adelante), pero a cambio le pedí que escribiera un artículo sobre el que el quisiera. Eligió Webshare, así que yo me quedé con el artículo de DocMgr. Sin mas presentaciones y palabrería, os dejo con su artículo.

Yo andaba buscando un software online gratuito para instalar en un servidor web que me ayude a gestionar los documentos que me estaban surgiendo en un proyecto.

El gestor documental que os voy a describir es WebShare. Le llamo gestor documental porque el acceso a la aplicación está protegida por usuario y contraseña y, por tanto, el control de los ficheros y carpetas está controlado por el administrador.

Cómo instalarlo
Lo que mas me ha sorprendido de este sencillo programa es su sencillez de instalación. NO hay más descargarlo de su web http://www.webshare.fr y descomprimirlo en una carpeta dentro del servidor web. Con eso ya lo tenemos instalado prácticamente. Deberemos tener una base de datos mysql vacía y lista para que la aplicación cree tablas.
Ahora, debemos acceder al administrador a traves de la ruta: http://direccionWebSahre/admin/. La aplicación nos llevará a una página que está desprotegida y que podremos hacerlo con: verrou2, definiendo una cuenta de administrador.

Panel de administración

Una vez allí tenemos la posibilidad de configurar los siguientes apartados:

  • Preferencias: donde configuraremos los parámetros de la base de datos, y otros datos de la aplicación.
  • Compartido: donde crearemos carpetas virtuales en el servidor (localmente) y, ademas, tenemos la posibilidad de conectar a un ftp para manejar el mismo.
  • Usuarios: Manejo de usuarios. Creación, edición y eliminación de usuarios. Además podremos dar permisos sobre carpetas y ficheros a cada uno.
  • Información: ofrece información acerca de la instalación de la aplicación
  • Asociaciones: es el apartado donde se controla la característica más atractiva de este gestor. Podremos crear nuevas extensiones (o editar las existentes) para nuestros ficheros y decidir qué hacer con los ficheros que tienen dichas extensiones cuando hacemos doble click o click derecho en ellos.
  • Logs: Para ver la actividad que a habido en el gestor documental desde subida de ficheros a eliminación.

Cómo usarlo

Una vez acabado la configuración, es decir, después de haber creado nuestros usuarios y haberles dado permisos, después de haber creado las carpetas del sitio y haber configurado la base de datos, ya podremos empezar a usarlo.

El uso es muy parecido al de las carpetas de Windows. Podremos crear carpetas (si tenemos permisos para ello), podremos subir ficheros, descargarlos, renombrarlos, adjuntar alguna nota a los ficheros, modificar los atributos de acceso a los mismos. Además, podemos usar la característica de arrastrar y soltar (drag & drop) para mover ficheros de una carpeta a otra.

paginaprincipal

Conclusiones

La verdad es que me ha encantado este sencillo programita PHP, Además, una de las cosas que más me gusta es que sea open source. Se puede modificar la lógica de negocio y adaptarla a las necesidades que se requieran en un momento determinado.

Os animo a usar (o a lo sumo probar) este gestor documental si necesitais uno.

Sin más, un saludo…

Daniel

3 Comments

  1. carlos 8 de marzo, 2011
  2. Tanny Nogales 24 de diciembre, 2012
  3. Fuensanta Martínez 19 de mayo, 2014

Leave a Reply